Governance

Enterprise Governance van IT voor gemeentes: pain or gain?

Enterprise governance van IT klinkt als het zoveelste IT buzzwoord waar uw organisatie iets mee moet, maar is het wel een buzzwoord en, veel belangrijker, moet u er iets mee doen? In dit artikel ga ik u toelichten waarom het voor u van belang is er iets mee te doen, en wie er bij betrokken moet zijn.

 

Waarom moet ik hier iets mee?

Bij veel organisaties waar ik kom is het al eens voorgekomen, en vaak meerdere keren: er wordt een project uitgevoerd dat heel belangrijk en noodzakelijk is, maar na oplevering (en riante overschrijding van het budget) wordt het niet of nauwelijks gebruikt. Of een ander voorbeeld: bestuursleden die een verhitte discussie met elkaar hebben wat het eerstvolgende project behoort te zijn waarbij ze beiden hun eigen project uiteraard het belangrijkste achten.

Hoe kan dat nu gebeuren? We willen allemaal het beste voor onze afdeling en organisatie, maar toch gaat het nog te vaak fout. De oorzaak hiervan is te herleiden tot het gebrek aan governance; in mijn geval specifiek tot enterprise governance van IT.

 

Wat is het?

Enterprise governance van IT (kortweg: EGIT) is een term die voortkomt uit wetenschappelijk onderzoek vanaf medio jaren 90 vorige eeuw. Destijds heette het nog enkel IT Governance. Sindsdien hebben de term en ook de definitie enkele iteraties gehad. De huidige definitie van  EGIT is, vertaald:

Een integraal onderdeel van corporate governance die zich richt op de vaststelling en uitvoering van processen, structuren en relationele mechanismen in de organisatie die zowel bedrijfsvoering  als IT-mensen mogelijk maakt om hun verantwoordelijkheden ter ondersteuning van business / IT alignment te nemen en het creëren van business value door IT-enabled-investeringen. (Van Grembergen & De Haes, 2009)

Wat hier staat, is in essentie het zorgen dat IT de gewenste bijdrage levert aan de business om de strategische doelstellingen te bereiken.

 

Wat kan onze organisatie hiermee bereiken?

Wetenschappelijk gestaafd EGIT – Value model  – Steven de Haes

Bovenstaand stroomschema geeft aan dat EGIT een belangrijke enabler is van Business / IT alignment. Met deze business / IT alignment wordt gesteld dat de business en IT elkaar begrijpen, vertrouwen en dezelfde taal spreken; er is wederzijds begrip aanwezig. Hierdoor gaan ze eerder en beter met elkaar communiceren en dat levert dan weer op dat ze op dezelfde lijn zitten en allen hetzelfde doel gaan nastreven.

Daardoor is de alignment vervolgens weer de enabler van business value uit IT investeringen. Ofwel: zoveel mogelijk waarde behalen vanuit investeringen in IT. Het resultaat hiervan is dat IT meer bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.

You get the IT you deserve – Steven de Haes

Dat is waar het op neerkomt: Door inzet van adequate governance van IT wordt bereikt dat de organisatie eerder, beter of meer waarde uit haar IT investeringen kan behalen.

 

Een drieluik

De vraag waaruit EGIT bestaat, kan op meerdere manieren uitgewerkt worden. In essentie is het terug te brengen tot een 3-tal verbonden grootheden waaronder een verscheidenheid aan praktijken vallen:

  • Processen: Deze behandelen het bestaan van verantwoordelijke functies zoals IT executives en een reeks comités en raden.
  • Structuren: Deze verwijzen naar strategische besluitvorming en opvolging.
  • Relationele mechanismes: Dit verwijst naar de gehele relatie in de organisatie tussen structuren en processen, en de relaties tussen mensen vanuit business en IT.

Zoals zichtbaar zijn deze met elkaar gerelateerd. Het zijn zogezegd communicerende vaten die elkaar kunnen versterken. Als we verder zouden inzoomen op de 3 aspecten, is te zien dat ze afzonderlijk ook weer uit meerdere onderdelen bestaan, waarbij de relevantie van de diverse aspecten verschillend is. Dat levert de luxe situatie op, dat we niet alles tegelijk moeten verbeteren. In plaats daarvan kunnen we er een paar aspecten uit nemen en daarmee beginnen.

 

It takes two to tango

De discussie die bij veel organisaties leeft, is wie er betrokken is / zou moeten zijn als de discussie gevoerd wordt over de Governance van IT. Hierin zijn uiteraard meerdere keuzes mogelijk, en dit artikel zou de complexiteit daarvan geen recht doen door hier geen tekst aan te wijden, maar vanwege de vele afwegingen ga ik er nu ook niet te uitgebreid op in. Als cruciale succesfactor kan in elk geval wel gesteld worden, dat er in de dialoog over EGIT zowel mensen uit de business als vanuit de IT vertegenwoordigd moeten zijn.

 

En nu?

Dit artikel is bedoeld om U uit te leggen wat EGIT is, en waarom het relevant is. Met bovenstaande kennis in acht nemende:

  • Hoe is de IT Governance in uw organisatie geregeld?
  • Haalt uw organisatie haar strategische doelstellingen?
  • Welke bijdrage levert IT aan het bereiken van de strategische doelstellingen?
  • Levert de inzet en kosten van IT hierbij het zo optimaal mogelijke resultaat?

Vragen die niet enkel U bezighouden, maar meer mensen, zowel binnen uw organisatie als bij collega organisaties. Om  nieuwe inzichten te verschaffen, gaan we hierover graag de dialoog met U aan om zodat U de met IT behaalde waarde in uw organisatie kunt vergroten.


Dit artikel is het eerste artikel van meerdere artikelen over governance van IT. Het volgende artikel verschijnt binnenkort en zal gaan over governance in ketenverbanden. Wie is de zwakste schakel?

 

2 gedachten over “Enterprise Governance van IT voor gemeentes: pain or gain?

  1. De zwakste schakel in iedere organisatie waar ik heb gewerkt is kennis. IT is niets anders dan business omgezet in programma code. Passende IT ontstaat als die business kennis (bijvoorbeeld processen en kennis van producten en diensten) voldoende transparant is, als voldoende toekomst visie is om een toekomst vaste IT voor te ontwikkelen. IT Governance inrichten zonder kennismanagement in te richten is als iemand leren zwemmen in de woestijn.

    1. Dank voor je reactie Jos. Uiteraard is kennis een randvoorwaarde. Op alle lagen van de organisatie is kennis vereist. Het bestuurd voert haar werk uit met de eigen kennis, aangevuld met de kennis vanuit de tactische laag eronder etc. Kennis is de smeerolie van de organisatie en is nodig om met elkaar te kunnen communiceren. Onderdeel van de governance van IT is om elkanders vakkennis over en weer te respecteren en op voor te bouwen. Pas dan kan er sprake zijn van business – en IT alignment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *