Voordat je als organisatie gaat beginnen met de implementatie van een zaaksysteem om zaakgericht te gaan werken, zijn de volgende 5 voorbereidende stappen onontbeerlijk:

1. Er moet een duidelijk strategisch doel aanwezig zijn wat je als organisatie wilt bereiken met zaakgericht werken.
   Dit is de kapstok. Op basis van dit doel worden alle andere punten bepaald (op tactisch en operationeel niveau). Indien je een zaaksysteem gaat implementeren om te zorgen dat je als organisatie inzicht krijgt in de performance van je eigen organisatie, heeft het daarvoor geen toegevoegde waarde om hele specifieke details in de werkprocessen in je zaaksysteem af te beelden. Dit doel moet ook reeds in beleidsstukken benoemd zijn.
2. Welke publieke waardecreatie wordt geleverd met de implementatie?
   Overheidsorganisaties staan voor steeds grotere uitdagingen binnen de huidige maatschappij. De voorbeelden van deze uitdagingen zijn overal te vinden: bezuinigingen, uitbreiding takenpakket, mondigere klant, … In het kader hiervan zal bij elk project gekeken moeten worden welke publieke waardecreatie het oplevert. Dit is een vertrekpunt voor de business case.
3. Er moet duidelijk zijn hoe groot de reikwijdte is binnen de organisatie. Organisatiebreed of een afdeling.
   Dit is een wezenlijk onderdeel om te bepalen hoeveel zaaktypes benodigd zijn en hoeveel medewerkers erbij betrokken raken en welke plaats het zaaksysteem uiteindelijk gaat innemen binnen de organisatie.
4. Er moet een implementatiestrategie aanwezig zijn.
   Op welke manier wordt het project succesvol geïmplementeerd binnen de organisatie. Afhankelijk van het doel, de reikwijdte en de attitude van de medewerkers kan hierin een andere keuze gemaakt worden.
5. Er moet een stakeholder analyse uitgevoerd zijn. Deze analyse moet op holistische wijze opgesteld zijn. Niet enkel kijken naar de 1e kring van betrokkenen, maar ook naar de kring(-en) daarbuiten. Een implementatie traject zal in de regel minimaal een paar maanden aan doorlooptijd kennen. In die tijd kan de omgeving (2e kring en verder) aanzienlijk veranderd zijn. Deze zullen de 1e kring beïnvloeden, vandaar de oproep om een brede stakeholder analyse uit te voeren.
6. Er moet draagvlak zijn voor de implementatie.
   Hoe kijkt de organisatie aan tegen de implementatie van een zaaksysteem. Zien ze zelf de meerwaarde in of denkt men bohica (Bent Over, Here It Comes Again) en het waait wel weer over. In het eerste geval zal er vanaf het eerste moment draagvlak zijn en moet er gekeken worden hoe dit draagvlak vastgehouden kan worden. In het tweede geval moet er draagvlak gecreëerd worden en (nog belangrijker) het draagvlak moet vastgehouden worden.

In feite zijn deze 6 stappen onderdeel van elke business case, ongeacht zaakgericht werken. Zodra deze uitgevoerd en geaccordeerd is, kan begonnen worden aan het daadwerkelijke project.

Gedurende het project moet meermaals gevalideerd worden of het project nog steeds in lijn ligt met de benoemde stappen. Hier continu op sturen zal zorgen voor een gecontroleerd en succesvol eindresultaat.

Hoe staat het met de business case van uw project? Zijn de 6 vragen daarbij duidelijk te beantwoorden?